Ý nghĩa của "thời gian hoàn thành" có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, nhiệm vụ và hoàn cảnh. Hãy cùng xem xét "thời gian hoàn thành" nói chung và nghiên cứu nhiều phương pháp mà bạn và tổ chức của bạn có thể đạt được thời gian hoàn thành nhanh chóng cho khách hàng và nhiều công việc khác.
Ý nghĩa chung của "thời gian xử lý" là khoảng thời gian của một quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Nói cách khác, khi bạn bắt đầu một quy trình, chẳng hạn như một nhiệm vụ cụ thể có thể giao như giao một mặt hàng, thì cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành quy trình đó? Từ đầu đến cuối, khoảng thời gian này là "thời gian hoàn thành". Thời gian hoàn thành nhanh hoặc ngắn được nhiều công ty mong muốn hơn là thời gian dài hơn.
Trong các lĩnh vực và nhóm khác nhau, có những quy trình đặc biệt được đánh giá về năng suất và hiệu quả của chúng. Trong vô số trường hợp, thời gian hoàn thành có tác động trực tiếp đến lợi nhuận ròng và có thể gây ra những nguy hiểm đáng kể. Bằng cách giảm thiểu thời gian xử lý, các công ty có thể giảm chi phí lao động, để nêu một số lợi thế.
Đạt được thời gian xử lý nhanh chóng mà không từ bỏ chất lượng cao là mục tiêu đáng theo đuổi. Một số quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp tập trung vào thời gian xử lý nhanh bao gồm:
Chăm sóc y tế đáng tin cậy chăm sóc cá nhân
Phát triển các mặt hàng hoàn toàn mới
Ủy quyền cho vay khách hàng
Cho phép yêu cầu tài trợ vốn
Quy trình phòng thí nghiệm hiệu quả
Trong mọi tình huống, sự khác biệt giữa giải quyết chậm trễ và giải quyết nhanh chóng đều quan trọng và có thể gây ra kết quả bất lợi và bỏ lỡ khả năng. Không có thời gian hành động nhanh chóng có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho dịch vụ của bạn.
Quy trình không được ghi chép và không rõ ràng. Các quy trình được vận hành thủ công và đòi hỏi nhiều sự xử lý của con người. Việc chuyển giao công việc không rõ ràng hoặc xử lý không đúng cách. Thiếu sự giao tiếp trong quá trình thực hiện. Các giải pháp được tách biệt và đã lỗi thời.
Hiệu quả không bao giờ được xác định hoặc đo lường sai, ẩn chứa nhiều vấn đề.
Công việc cải tiến quy trình có thể phát hiện những vấn đề này và bắt đầu sáng kiến nhằm giảm thời gian thực hiện quy trình, giảm thời gian xử lý và tăng cường độ chính xác, hiệu suất, hiệu quả cũng như trải nghiệm của khách hàng/nhân viên.
Khi các nút thắt cổ chai hoặc lỗi được xác định, trong số các điểm khởi đầu để xem xét vẫn nằm ở các phần thủ công trong hoạt động của bạn. Điều này có thể có nghĩa là các loại hoặc hồ sơ trên giấy, email được gửi để phê duyệt, dữ liệu được chia sẻ, bảng tính được sử dụng để theo dõi, v.v. Tất cả những điều này đều là dấu hiệu của việc xử lý thông tin chi tiết và ra quyết định thực tế.
Có thể nhanh chóng đơn giản hóa các thủ tục bằng cách chuyển các công việc thủ công sang hệ thống quy trình tự động. Bất kỳ loại nhiệm vụ nào tuân theo một khuôn mẫu đã định hoặc có thể được kiểm soát bằng lý luận công ty được xác định trước đều là ứng cử viên hoàn hảo cho tự động hóa.
Tự động hóa cải thiện thời gian xử lý với tự động hóa để giảm thiểu thời gian xử lý. Hãy nghĩ về nhiều điểm có thể làm chậm trễ một công nhân con người như một phần của dự án. Các công việc khác, khẩn cấp hơn có thể phát sinh. Trẻ em có thể bị ốm và cần được chăm sóc. Các chuyến đi chơi đã lên kế hoạch có thể làm gián đoạn thói quen. Một công nhân chủ chốt ở một múi giờ khác có thể đã rời đi sớm trong ngày, các lựa chọn định nghĩa sẽ không được thực hiện cho đến sáng hôm sau.
Những điều này xảy ra hàng ngày, khiến sự chậm trễ tăng dần và ảnh hưởng đến năng suất chung. Khi Alan rời khỏi kết nối với Betty, người không thể chuyển giao các chi tiết quan trọng cho Charlotte đúng hạn. Charlotte đã lên lịch một ngày hoàn chỉnh để làm việc với công việc, nhưng do việc bàn giao bị chậm trễ, cô ấy không nhận được các công việc cần thiết cho đến ngày hôm sau, khi cô ấy được đặt lịch với các hội nghị, và sau đó bị chậm trễ trong việc giao tiếp với David.
Phân công lại công việc của nhóm.
Tất cả các tính năng này, được tích hợp với logic của công ty để định tuyến công việc và nhu cầu một cách phù hợp, đảm bảo hiệu quả và tốc độ được tăng cường đáng kể.
Có thể phát triển một quy trình tự động bằng cách kéo và thả. Một hình dạng đại diện cho mỗi công việc và có thể được kết nối với nhiều công việc khác trong chuỗi đúng (hoặc phân nhánh thành một phần bổ sung của quy trình) để mô phỏng các hoạt động trong thế giới thực. Hành động đơn giản là trình bày toàn bộ quy trình ngay lập tức giúp cho tất cả các bên liên quan thảo luận và phê bình rõ ràng.
Khi các bên liên quan nhất trí, quy trình phù hợp có thể được thử nghiệm theo thời gian thực. Ngay khi các thử nghiệm thành công và các lần lặp lại hoàn tất, quy trình có thể được chuyển cho các nhóm để sử dụng tại hiện trường.
Hệ thống này quản lý quy trình bằng cách phân công nhiệm vụ cho những cá nhân lý tưởng và gửi cảnh báo, nhắc nhở và leo thang khi cần thiết, thay đổi nhu cầu về giấy tờ, cuộc gọi điện thoại, email, bảng tính và hội nghị. Nó đảm bảo một số nhiệm vụ tiến triển suôn sẻ, khởi chạy nhiệm vụ tiếp theo sau khi nhiệm vụ trước đó hoàn thành, dẫn đến hoàn thành toàn bộ quy trình.