Giám sát kho là quy trình quản lý hoạt động và hoạt động của tất cả các tài sản vật chất được yêu cầu để tạo ra hàng hóa trong quá trình sản xuất. Nó bắt đầu bằng việc mua các thành phần và kết thúc bằng việc bán mặt hàng.
Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ các sản phẩm công ty cần thiết. Nó đóng vai trò quan trọng và luôn thay đổi trong quy trình sản xuất, tác động đến nhiều địa điểm khác nhau của quy trình dịch vụ chung như xử lý đơn hàng, tổ chức sản xuất, giám sát cung ứng và hoạt động kho bãi. Giống như thiết bị, hàng tồn kho là một tài sản quan trọng cần được giám sát cẩn thận. Trong nhiều trường hợp, giá trị của nguồn cung thậm chí có thể vượt quá giá trị của máy móc sản xuất.
Cung ứng kết hợp nhiều loại sản phẩm và cải tiến hoặc tích hợp ngay vào một sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể bao gồm các sản phẩm cần thiết như hóa chất được sử dụng trong sản xuất, ngoài ra còn có các mặt hàng được thiết lập một phần như bảng mạch và vỏ máy. Phạm vi quản lý kho bao gồm mọi thứ từ nguồn nguyên liệu thô đến không gian lưu trữ và lưu thông các sản phẩm đã hoàn thiện, mở rộng đến các mặt hàng vẫn đang được sản xuất. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoặc kỹ thuật sản xuất nhất định, nó cũng có thể bao gồm theo dõi các mặt hàng hiện đang được gia công, được gọi là công việc đang tiến hành.
Quản lý kho là một phần không thể thiếu trong quản lý chuỗi cung ứng nói chung. Nó bao gồm quy trình chuẩn bị và tiếp nhận vật liệu và các thành phần cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng, cũng như quản lý không gian lưu trữ và cơ sở lưu trữ, cùng với các quy trình kinh doanh như thủ tục tiếp nhận và chăm sóc hàng tồn kho, theo dõi giao dịch kho, lập tài liệu và báo cáo hoạt động cung ứng, quản lý đơn hàng và chọn đơn hàng để vận chuyển, và nhiều hơn nữa.
Bản chất đa dạng và phức tạp của các quy trình sản xuất và phân phối hiện đại cho thấy rằng không thể có một cách tiếp cận phù hợp với tất cả để theo dõi nguồn cung. Mặc dù một số hiệu suất cốt lõi, chẳng hạn như theo dõi nhiều SKU khác nhau trong toàn bộ chuỗi cung ứng, nhìn chung là quan trọng, nhưng nhiều tùy chọn khác nhau lại nổi trội trong các bối cảnh cụ thể. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, có thể cần một hệ thống giám sát hàng tồn kho chuyên biệt hoặc hệ thống Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mở rộng. Nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau, bao gồm Just-in-Time (JIT), Chuẩn bị nhu cầu sản phẩm (MRP) và Điểm đặt hàng lại/Số lượng đặt hàng lại (ROP/ROQ).
Phương pháp hiệu quả nhất để hiểu giá trị của hàng tồn kho và có một hệ thống đáng tin cậy và chính xác để quản lý nó là xem xét hai thái cực đối lập của mức cung cấp cân bằng tốt-- hết hàng tồn kho và tồn kho quá mức. Đây chính là một trong những sai sót cơ bản của các phương pháp quản lý hàng tồn kho cũ dựa vào bảng tính, đếm giấy và nhập liệu thủ công. Trong nỗ lực ngăn ngừa hết hàng tồn kho hoặc tồn kho quá mức, các phương pháp tiêu chuẩn có một vài phương tiện để buộc mức hàng tồn kho vào mức tối ưu mong muốn. Kết quả là, các doanh nghiệp thường thấy mình đi chệch từ thái cực này sang thái cực khác.
Sự qua lại giữa hàng tồn kho cạn kiệt và dư thừa này làm nổi bật những nguy cơ của việc quản lý cung ứng thủ công. Nó gây ra sự hao hụt phức tạp cho bất kỳ nhà cung cấp hoặc đại diện nào, tuy nhiên, nó có thể đặc biệt gây hại cho vốn và sức khỏe tài chính tổng thể của các SMB. Nó cũng tập trung vào giá trị của việc quản lý hàng tồn kho đáng tin cậy, chính xác và theo thời gian thực.
Mặt khác, việc theo dõi kho hàng đáng tin cậy sẽ nỗ lực hết sức để duy trì "khu vực tuyệt vời" ở mức tối ưu. Phương pháp này không chỉ đơn giản hóa quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất, giảm chi phí. BẰNG cách duy trì nguồn cung vật liệu cân bằng, doanh nghiệp có thể tránh được các khoản chi tiêu không cần thiết và chỉ phân bổ tiền khi cần thiết. Ngoài ra, họ có thể thanh toán càng gần thời điểm mua hàng càng tốt, do đó tối ưu hóa vốn của mình.
Duy trì sự cân bằng này cho phép các công ty liên tục đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, dẫn đến sự hài lòng hoàn toàn của khách hàng. Do đó, điều này nâng cao uy tín của công ty và mở ra những con đường mới cho sự phát triển dịch vụ.
Quản lý cung ứng tuyệt vời cũng rất quan trọng đối với sức khỏe kinh tế lâu dài của một dịch vụ. Bằng cách nhận ra xu hướng và tính theo mùa của nguồn cung với độ chính xác cao hơn, chủ doanh nghiệp có thể khám phá ra con đường để quản lý giá tốt hơn và đổi mới cho các sản phẩm mới. Hơn nữa, họ có thể cung cấp các giải pháp có giá trị gia tăng và thương lượng các thỏa thuận cung ứng có lợi hơn với các nhà cung cấp.
Việc quản lý nguồn cung theo cách thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Việc ghi chép hàng tồn kho không chính xác có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình kinh doanh của bạn, dẫn đến tình trạng thiếu nhất quán đáng kể về nguồn cung và khách hàng không hài lòng.
Rất may là có rất nhiều hệ thống tự động quản lý kho. Một số hệ thống trong số đó thân thiện với ngân sách và dễ triển khai vào công nghệ thương mại điện tử hiện tại của bạn.
Các công cụ tự động hóa cung ứng được tạo ra để liên tục theo dõi và xử lý hàng tồn kho của bạn trên khắp các mạng lưới bán hàng và trung tâm phân phối, do đó, tổ chức có thể duy trì tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao và giảm số ngày bán hàng trong kho.
Có phương pháp tiếp cận cung ứng cho phép ra quyết định nhanh hơn nhiều, giúp điều chỉnh các thay đổi nhanh hơn. Dự báo nhu cầu càng chính xác, bạn càng có thể quản lý nguồn cung của mình tốt hơn bất kể điều gì xảy ra.
Tất nhiên, dự báo nhu cầu không bao giờ chính xác 100%, tuy nhiên bằng cách dự đoán nhu cầu có thể có trong tương lai, bạn có thể lập kế hoạch trước và tăng hoặc giảm đầu tư vào cổ phiếu của mình một cách phù hợp. Bằng cách tích hợp các chiến lược cung ứng như dự báo nhu cầu và cổ phiếu an toàn, bạn có thể dễ dàng duy trì mức cổ phiếu lý tưởng để đáp ứng nhu cầu.